Две очень больных проблемы в коммуникациях инженерных команд
- потеря фокуса внимания - больная и регулярная проблема, как только вопрос выходит за рамки решения сугубо технической проблемы. Трёп ни о чём, разговоры о сторонних проблемах, тухляк и расслабон - все это свидетельства потери фокуса. Хорошо понимающие смысл встречи и свои цели от этой встречи люди так не делают.
- отсутствие подготовки ко встрече. Люди приходят на встречу с клиентом / на обсуждение зарплатных ожиданий / на командный митинг и не понимают чего они хотят от этой встречи. Типа, вот он я такой молодец, сейчас что-нибудь замутим. Фу такими быть!

Если вы - технический менеджер и хотите победить эти проблемы - дёргайте ключевых людей по одному за полчаса перед встречей и заставляйте их понять что лично им нужно добиться от грядущей встречи. Пусть они сформулируют это.
Если разговор предстоит сложный - потренируйте их обрабатывать возражения. Подумайте, какие возражения могут быть и поиграйте в ролевую игру. Добейтесь нормальной невербалики и уберите сонное отсутствующее выражение с лица.

А главное - не проводите встреч "для галочки"!