Как определить, что сохранять в базе знаний, чтобы выполнять работу качественно? Поможет разобраться четвертая часть рубрики #базазнанийTLConf, с материалом для которой нам помогает Мария Мариничева 🖐️

Если сохранять в базе все-все-все, она быстро превратиться в файловую помойку. Если избирательно, то как понять, что именно?

Как найти правильный ответ, если у каждого бизнеса свои сферы, темы, стратегия, тактика, задачи и материалы?

В прошлой публикации мы посмотрели на эту задачу с трех ракурсов, чтобы получить системный ответ. А если мы хотим, чтобы база знаний помогала сотрудникам выполнять свою работу максимально хорошо? И к тому же не утратить ценную экспертизу, передавать ее новичкам, повышать компетентность сотрудников?

Если мы усложним задачу, чтобы получить максимум пользы от базы знаний, то нужно ответить еще на два вопроса:

🔴Без каких знаний, информации, опыта мы не сможем выполнять свою работу качественно? Какие из них больше всего влияют на результаты работы? Найти ответы нам снова помогут пользователи. Они могут перечислить те же материалы, что они используют каждый день. Но скорее всего они назовут и те, которых сейчас не хватает или недостаточно. Чтобы получить подробный ответ, нужно провести исследование – Аудит Знаний.

Подробнее о том, как мы проводили его в Ernst&Young, читайте вот здесь. Кстати, в этой компании есть спец формат баз знаний — Power Packs (Места Силы). В них собраны все истории успеха и лучшие практики по бизнес-юнитам со всего мира, а также контакты специалистов, чтобы задать свои вопросы.

Важные знания и информация различаются по качеству и количеству. Они могут находиться только «в головах специалистов», оставаться недоступными для команды, редкими, рассредоточенными по компании, дорого стоить или быть под угрозой утраты.

Поэтому зададим еще один вопрос.

🔴Какие из самых важных знаний сейчас в зоне риска? Например, «знания в головах специалистов» 80% участников нашего июньского исследования «Практика управления проектными знаниями» считают самым большим риском. Это ведет к зависимости от специалистов, тимлидов, которые не факт что поделятся опытом и информацией с командой. Они могут внезапно уйти, перейти в другие бизнес-юниты вместе со знаниями, которые так и останутся в их головах.

Если важные знания в зоне риска — именно им стоит уделить особое внимание и сохранять их в базе знаний прежде всего. Например, специалист с большим опытом в редкой тематике собирается на пенсию. Как сохранить его знания и опыт в базе знаний?

Ответив на пять вопросов из этой и прошлой публикации, мы получим пять списков важных материалов, которые решают бизнес-задачи компании и ее юнитов и сотрудников. Скорее всего, во многом они пересекутся. Определив свои приоритеты, вы поймете — какой контент сохранять в базе знаний, а какой — нет.