Как определить, что стоит хранить в базе знаний, а что нет. Третья часть специальной рубрики от Марии Мариничевой

Когда вы создаете базу знаний, неизбежен вопрос: а что же в ней сохранять. Если все-все-все, то как сохранить базу знаний актуальной и полезной и не превратить ее в файловую помойку? Если избирательно, то как понять, что именно?

Может ли быть правильный ответ, когда у каждого бизнеса свои темы, стратегия, тактика, задачи и документы?

Чтобы не превратить базу знаний в свалку, можно посмотреть на задачу с разных ракурсов и задать себе несколько вопросов. Ответы помогут найти верное решение именно для вашей базы знаний.

📝 Используйте такой чек-лист:

🔴С какой целью мы создаем базу знаний? Какие бизнес-процессы и проекты мы хотим упростить и улучшить? Если цель — быстрое обучение новичков, то в базе знаний сохраним все, что нужно знать новичкам. Если мы хотим ускорить проекты, то собираем все проектные материалы. А чтобы не наступать на грабли и не повторять ошибки, добавляем в базу знаний уроки проектов, результаты пост-мортум. Примеры целей базы знаний смотрите здесь

🔴Кто создатели и потребители информации базы знаний? Иногда, и даже часто, это одни и те же люди. Спросите потребителей — какая информация им нужна, чтобы выполнять свою работу? Например, для внутренних тренеров корпоративного Университета в телеком-компании важны все материалы учебных программ, методички, FAQs, черно-белая книга провайдеров обучения, опыт коллег с их контактами, новости Университета. А продавцы хотят Большую Книгу Продаж, в которой есть инструкции, примеры, лайфхаки и фишки по каждому этапу продаж.

🔴Еще один источник важной информации — стейкхолдеры, владельцы базы знаний и ее главные заинтересованные лица. Что они думают о содержании базы знаний? Какая информация нужна для выполнения регулярных стратегических задач? Для брокеров логистической компании это актуальные правовые нормы и пошлины на товары, новые таможенные правила и распоряжения. А для нашей команды — актуальные описания уже созданных воркшопов и практикумов, шаблоны для чек-листов, пошаговых инструкций, тестов, афиш, материалы и уроки прошлых проектов с наработками участников, результаты исследований с шаблонами для анализа результатов.

Как создать такой контент, чтобы база знаний помогала выполнять работу максимально качественно? Об этом читайте в следующей публикации.

✋ Предыдущие посты по теме можно найти здесь #базазнанийTLConf