Как сохранить базу знаний актуальной — вторая часть #базазнанийTLConf

В этом посте Мария Мариничева подготовила чек-лист, который поможет вам оценить эффективность базы знаний, улучшить процессы и повысить продуктивность команды.

«У нас есть база знаний, но никто не знает, что там есть и как это найти»

Когда мы создаем базу знаний, то хотим упростить рабочие процессы, повысить продуктивность и уменьшить затраты. Другими словами — улучшить жизнь бизнеса и команды. Но почему-то база знаний быстро превращается в свалку неактуальных документов и только увеличивает хаос, энтропию, перегрузку и головную боль.

Как сохранять базу знаний актуальной, полезной для бизнеса и сотрудников?

Вот что говорят компании, в которых уже есть актуальные и полезные базы знаний. Проверьте себя по этому чек-листу 🔄

1. База знаний улучшает бизнес-процессы и помогает решить задачи бизнеса. «База знаний — наша копилка идей и инноваций, источник роста компетенций, теперь мы быстрее принимаем решения и снизим риски утраты знаний. Она — кладезь опыта компании и ее лучших практик»

2. База знаний помогает команде выполнять работу лучше и быстрее. «Мы получили одну точку доступа к информации и легкий доступ к обучающим ресурсам, снизили наши непродуктивные затраты. Мы быстро находим информацию и совершаем меньше ошибок в работе»

3. У базы знаний есть стейкхолдер — владелец, заинтересованное лицо или бизнес-юнит. Он отвечает за «сам контент в своей области, его качество, доступность и актуальность».

4. Мы понимаем, что именно должно храниться в базе знаний и что мы можем в ней найти. «Мы сохраняем видео-уроки, описания бизнес-процессов, обучающие программы для сотрудников и новичков, методические материалы и шаблоны, нормативную документацию, инструкции и регламенты по проектам и процессам, а также кейсы, исследования и аналитику».

5. Мы знаем, кто создает контент базы знаний, а кто его использует. Поэтому понимаем, с кого спросить, если контент не актуальный. «Мы знаем, кто несет ответственность за создание статьи и достоверность информации в ней. Понятен процесс обновления базы знаний».

6. У нас есть правила и ценности, которые помогают бизнесу и сотрудникам получать пользу от базы знаний. «Мы живем в одном информационном поле с пониманием — куда двигаемся и куда должны прийти. База знаний — общее место силы, коллеги тоже здесь, пример других заразителен. Здесь мы передаем опыт. Взаимоуважение — наша ценность».

7. IT-платформа базы знаний помогает решить наши бизнес-задачи. «Мы выбрали ее из многих, потому что поняли, что именно она нам нужна, она простая и нет ничего лишнего. Контент создавать просто, удобно и понятно. Текстовый формат поддерживается примерами и схемами. Он сопровождается видео-уроками. Поиск логичный и удобный»

8. Правила использования базы знаний простые и понятные. «Есть инструкция, в ней все показано. Она короткая, наглядная, простая. Еще есть видео-уроки. Пользователи получают обучение»

9. Мы регулярно измеряем результативность базы знаний не только для бизнеса, но и для пользователей. «Используем обратную связь от пользователей, чтобы получать новые идеи, меряем централизованно и по своим отделам. Понимаем, какой бизнес-процесс слабее по наполненности информацией, ее актуальности и использованию сотрудниками, чтобы его улучшить. Метрики базы знаний — уже встроенная функция IT платформы, измерение без затрат времени, их мы также применяем».

✅ Про семь главных рисков для базы знаний читайте здесь

Продолжение следует 🙌