Друзья, знакомим вас с информационным партнёром TeamLead Conf++ 2024 🙌

Мария Мариничева — шестикратный менеджер по знаниям, автор книги «Управление знаниями на 100%», лауреат международной и российской наград за достижения в управлении знаниями 🏆

А ещё, Мария готовит для вас серию полезных постов, из которых вы узнаете всё, что необходимо знать тимлидам о базах знаний. Все посты будут собраны в рубрику #базазнанийTLConf, не пропустите 😉

Сегодня первый пост от Марии:

✅ Как сохранять базу знаний актуальной

Когда мы создаем базу знаний, то хотим упростить рабочие процессы и повысить продуктивность. Почему же через короткое время база знаний превращается в свалку неактуальных документов и только увеличивает хаос, энтропию, перегрузку и головную боль?

🟡«У нас есть база знаний, но никто не знает, что там есть и как это найти»

База знаний — первое, что создает компания, когда понимает, что наступает на грабли, тратит кучу денег на онбординг, теряет экспертизу с уходом специалиста. Компания не может расти, пока не поймет, что именно она уже знает, и не упорядочит эти знания, чтобы их можно было использовать.

Создавая базу знаний, компании считают, что это панацея от всех бед. Большая Красная кнопка, на которую нужно нажать только один раз, чтобы все вокруг изменилось и заиграло яркими красками. Больше об синдроме Большой Красной Кнопки я писала вот здесь

Компании уверены, что создают надежного помощника, чтобы получать нужную и актуальную информацию, быстро обучать новичков, повышать компетенции сотрудников. А получают помойку с файлами, головную боль, стресс и перегрузку. И это очень разочаровывает!

Таких неприятностей можно избежать, если создавать базу знаний системно. Понимаете ли вы, зачем нужна база знаний, что в ней будет храниться, кто стейкхолдеры, потребители и создатели знаний, и когда новые знания обычно создаются?
Четыре подхода к базе знаний помогут создавать ее системнее. У каждого есть риски, а также ключевые вопросы. Задайте их себе и ответы помогут вам определить нужные роли и создать правила.

«Порядок в шкафу. Систематизируем все наше богатство»

Цель такой базы знаний — сохранить все прежде созданное и нажитое непосильным трудом, создать «одну точку доступа». Главный риск — быстрый путь к захламлению и хаосу.

Ключевые вопросы: понятные структура, стейкхолдеры, создатели и потребители знаний, а также периоды обновления. Например, если вы создаете базу знаний по проектам, то стейкхолдер — проектный офис, создатели и потребители знаний — команды, а обновление обязательно после каждого проекта.

«Стандарты качества. Чтобы не пересаживать свои мозги сотрудникам».

Такую базу знаний создают, чтобы контролировать результаты работы и делегировать задачи без потери качества. Она поможет, если вам, как руководителю и специалисту, надоело отвечать на вопросы сотрудников. В ней вы сохраните гайды и инструкции по активностям, бизнес-процессам и проектам. Риски — как оживить сухие инструкции, вложить в них нужный контекст, учесть новый опыт, чтобы сохранить их актуальность? Ключевой вопрос — кто потребители и создатели этих знаний? Кто использует инструкции в работе и получает новый опыт? Эти специалисты и смогут обновлять инструкции и следить за их актуальностью.

«Чемодан в дорогу. База ключевых знаний».

У вас есть практическая задача, и для ее решения вы создаете базу знаний. Например, в бизнес-юните сервиса и поддержки ожидается много новичков. Их нужно быстро научить и ввести в должность. Для этого вы собираете в базу знаний все, что им нужно знать. Какие риски такой базы знаний? Качество материалов вначале будет на высоте, но они могут быстро потерять ценность и актуальность, потому что в них не будет новых практик и историй успеха. Один из способов оживления такой базы знаний описан в этом кейсе

🔄