Финансы в ивентах: как не работать в минус - ч.3


ЭТАП 3: УПРАВЛЕНИЕ ДЕНЬГАМИ ВО ВРЕМЯ ПРОЕКТА

Это действительно очень важный этап, тк зачастую, именно во время реализации, после планирования и составления сметы проекта происходит перерасход и непредвиденные траты в разных блоках, начиная от логистики, заканчивая производством чего-либо.

Ошибка 1️⃣: платить подрядчикам из своего кармана

Площадка требует доплату за доп. часы? Это не твоя проблема. Это изменение условий, которое должен оплатить клиент.

Ты - менеджер проекта, а не банк. Твоя задача своевременно донести эту информацию до клиента и сообщить тарифы, а также зафиксировать факт уведомления и цены. Иначе, ты действительно потом будешь платить из своего кармана.

Ошибка 2️⃣: не контролировать расходы команды

Координатор взял такси на 3000р вместо 800р?
Ассистент заказал обед на 2000р вместо 1000р?

Если не зафиксировать лимиты заранее - команда потратит столько, сколько захочет. И по сути, они будут в чем то правы, тк им никто не говорил про ограничения или жесткие лимиты.

Установи правила:
〰️ такси до 1 000₽
〰️ обед до 500₽ на человека
〰️ все расходы согласовываются заранее

Так ты точно избежишь перерасход там, где его не должно быть, по сути.

Ошибка 3️⃣: не фиксировать мелкие траты

"Ну это же 300 рублей, не буду записывать."

К концу проекта эти 300р превращаются в 15000р. А если в команде более 20 человек на проекте, теперь представь, сколько может накапать, если каждый сделает такие мелкие траты по несколько раз и не зафиксирует их.

Веди таблицу расходов в реальном времени. Проси, чтобы абсолютно все траты в рамках проекта и для проекта фиксировались моментально. Тебя не должны интересовать расходы на личные нужды, которые не относятся к проекту и его реализации.

Все должно происходить по схеме, как писал ранее:
6️⃣купил что то - фиксируй цену
2️⃣вноси в чат расходов своего блока
3️⃣вноси в общую сводную таблицу расходов

И обязательно сохраняй/проси сохранять все чеки для подтверждения. Нет чека - нет компенсации.
Как старая известная фраза: "no money - no honey"

Таким образом можно избежать ненужных трат и не минусовать размер прибыли от проекта


Продолжение завтра - закрываем тему ❤️


@internsevent