Финансы в ивентах: как не работать в минус - ч.2


ЭТАП 2: ЗАЩИТА БЮДЖЕТА

Смета готова. Теперь главное — не дать ей "размыться". Хотя бывает и наоборот - её размывают специально, чтобы запутать клиента сильнее, чтобы зашить больше прибыли.

Правило №1️⃣: фиксируй границы в договоре

Что входит в бюджет, что не входит.
Любые изменения = пересмотр стоимости.
Пропиши это отдельным пунктом:
— "Любые изменения после утверждения брифа оцениваются дополнительно и оплачиваются отдельно."

Если этого нет, то клиент будет постепенно навешивать новые задачи и хотелки, которые, в конечном счёте, придётся делать за свой счёт.

Аргументация может быть примерно такая: "ну мы же не обсуждали, что это вне бюджета и за доп кост"

Правило №2️⃣: предоплата 50% — обязательна

Без исключений. В идеале. Но они тоже бывают.

Предоплата нужна, чтобы:
〰️ забронировать площадку
〰️ зафиксировать подрядчиков
〰️ показать серьёзность клиента

Если клиент не готов внести предоплату — у него либо нет денег, либо он не уверен в проекте, либо просто мутные ребята от которых надо отказываться, особенно, если вы работаете с ними первый раз.

Исключения бывают в случаях, когда это:
〰️ ваши давние партнёры, с кем вы реализовали много проектов. Могут попросить о более низкой предоплате, например, в 30%.
〰️ крупная коммерческая компания, в которой может быть только постоплата из за внутренних регламентов и вам придётся за свой бюджет проводить многомиллионный ивент (поэтому крайне важна фиксация любых расходов, вплоть до копейки). Разумеется, это должна быть компания, в которой вы точно уверены, имя/бренд которой говорит само за себя. Чтобы вы были уверены, что вас не кинут.
〰️ госорганизация. Тут все ещё дольше и сложнее из за бюрократии. Если вы не профи по тендерам и госзакупкам - лучше не лезть. Но уже сейчас, при желании, можете ознакомиться с ФЗ 44 и 223.


Правило №3️⃣: веди учёт изменений в реальном времени

Фиксируй абсолютно все и лучше выноси отдельно, чтобы это не висело просто сообщений в каком нибудь чате:
〰️ клиент попросил добавить зону? Зафиксируй письменно с ценой
〰️ подрядчик предложил доработку? Уточни стоимость до согласия


На старте проекта лучше забрифовать всю команду о том, чтобы все обязательные и доп.траты фиксировались локально у каждого и затем вносились в общий документ. По этим данным, вы потом будете сводить смету. Если смета не будет сходиться по каким либо пунктам, то скорее всего - это будет ваш минус из прибыли.

В конце проекта у тебя должен быть документ со всеми затратами, доработками и их ценой. Без этого клиент скажет: "Мы ничего дополнительного не просили и не согласовывали."


Продолжение во вт ❤️


ps: составление сметы - это отдельный вид героизма и в двух словах не объяснить. Для этого нужна серия вебинаров с детальным разбором реального примера и привлечением профи по этому вопросу. Если вам это действительно интересно, то дайте знать реакциями или комментами (желательно) 😎


@internsevent