Финансы в ивентах: как не работать в минус - ч.1


Многие организаторы или рукпро факапят не из-за плохих проектов, а из-за того, что не умеют управлять деньгами в проекте.

Красивый ивент прошел, клиент доволен, а ты в итоге работал за идею или вообще в минус.

Ниже + - подробный разбор финансовой структуры проекта — от сметы до финального расчёта.

Будет несколько частей. Сохраняйте.


ЭТАП 1: СОСТАВЛЕНИЕ СМЕТЫ

Главное правило: смета - это не просто список расходов. Это документ, который защищает твою прибыль на всех этапах проекта.

Что должно быть в смете:

1️⃣ Прямые расходы (hard costs)
〰️ площадка
〰️ техника (свет, звук)
〰️ декор
〰️ кейтеринг
〰️ подрядчики (ведущий, фотограф, видео)
〰️ транспорт и логистика
и др. обязательные статьи расходов, без которых невозможен ивент

Это то, что ты платишь внешним поставщикам.

2️⃣ Команда
〰️ рукпро
〰️ режиссёр
〰️ менеджеры проекта
〰️ координаторы
〰️ ассистенты
〰️ хелперы / промо
и тд

Если ты рукпро - никогда не забывай считать себя. Твоё время - это тоже расход.

3️⃣ Операционные расходы
〰️ Расходники (печать, канцелярия, бейджи)
〰️ Связь и интернет
〰️ Такси и мелкие траты

Обычно это 3-5% от общего бюджета.

4️⃣ Резерв на непредвиденное (10-15%)

Это не "лишние деньги". Это страховка от:
〰️ аварийного вызова подрядчика
〰️ доп. часов работы команды
〰️ замены оборудования в последний момент
〰️ изменений от клиента и внезапных хотелок

Проекты без резерва всегда уходят в минус.

5️⃣Твоя прибыль (минимум 20%)

Если у тебя нет прибыли в смете — ты не организатор, а волонтёр. Прибыль должна быть заложена изначально, а не "что останется".

Формула:
Прямые расходы + команда + операционка + резерв (10-15%) + прибыль (20-30%) = итоговая сумма для клиента

Пример:
➖ Прямые расходы: 300 000₽
➖ Команда: 50 000₽
➖ Операционка: 15 000₽
➖ Итого расходы: 365 000₽
➖ Резерв 15%: 55 000₽
➖ Прибыль 20%: 84 000₽
➖ Итого счёт клиенту: 504 000₽

Конечно же не забываем про налоги:
➖налоги, которые включают подрядчики в свои услуги
➖налоги, которые вы сами платите


Завтра продолжение ❤️


@internsevent