Не каждая встреча должна быть ну... встречей. Иногда это мог быть документ, чат, короткий разговор на двоих или вообще запись видео.Вот 5 способов сэкономить себе время и не сидеть на созвонах "просто потому что так принято". 😉
1. Попросите сначала документ
Перед встречей попросите организатора описать цель, вопросы и ожидаемый результат.
Например:
"Давайте сначала соберём повестку и вопросы письменно. Я посмотрю и сразу отвечу на то, что можно решить без созвона".
Часто после такого становится понятно, что половину вопросов можно закрыть прямо в документе. А если встреча всё-таки нужна - она будет короче и конкретнее.
2. Перенесите обсуждение в чат
Если тема не требует живого разговора, предложите обсудить её в чате.
Схема простая: все участники в одно время приходят в переписку, обсуждают нужные вопросы и фиксируют решения.
Когда всё уже решено, можно спокойно написать:
"Кажется, встреча уже не нужна. Всё обсудили, спасибо!" ☺️
Люди обычно поддерживают такой формат, потому что ходить на лишние встречи не любит никто. 😖
3. Предложите встречу на двоих
Иногда созвон на 6-7 человек нужен только потому, что двум людям надо синхронизироваться.
Если вопрос касается конкретного человека, предложите коротко обсудить его лично:
"Давайте я сначала созвонюсь с этим человеком отдельно, а потом вернусь с итогами".
Так проще договориться, быстрее найти решение и не тянуть на встречу всех подряд. ☕️
4. Сократите встречу
Если отказаться нельзя, можно хотя бы уменьшить ущерб. 🐸
Например:
"У меня следующая встреча почти сразу после этой, поэтому смогу быть только первые 30 минут. Давайте начнём с моей части?"
Часовые созвоны удивительно часто сжимаются до 20-30 минут, если заранее обозначить рамки.
Люди быстрее переходят к делу, меньше растекаются и лучше готовятся.
5. Запишите видео вместо презентации
Если цель встречи - что-то показать или презентовать, не обязательно собирать всех в один звонок.
Можно записать короткое видео:
- открыть презентацию
- пройтись по слайдам
- объяснить ключевые мысли
- отправить запись коллегам
- попросить вопросы в чат
Это снимает лишнее напряжение, экономит время всем участникам и позволяет людям посмотреть материал тогда, когда им удобно. 🤓
Главная мысль простая: встреча нужна только тогда, когда без живого обсуждения нельзя принять решение - это главный критерий. 👍
#коммуникация@hrminimum
ТГ HRM