Если вы хотите, чтобы все сводные в книге / на листе обновлялись сами, можно использовать макросы по какому-нибудь событию (например, активации любого листа в книге).

На уровне рабочей книги может подойти событие SheetActivate - активизация любого листа (можно создать и событие для конкретного листа, если на нем одном нужно обновлять сводные).
Alt+F11, далее выбираем рабочую книгу и добавляем код для этого события (его можно выбрать в выпадающем списке).
Пробегаемся по коллекции сводных таблиц на активированном листе и обновляем кэш у каждой:

Private Sub Workbook_SheetActivate(ByVal Sh As Object)
Dim Pivo As PivotTable
For Each Pivo In Sh.PivotTables
    Pivo.PivotCache.Refresh
Next Pivo
End Sub