Как превратить хаос в систему, зная жизненный цикл проекта

🌪Хаос, который происходит вокруг нас, является существенной частью нашей жизни. Чтобы признать это, пришлось пройти все стадии.

🔁Вначале я пытался все контролировать. Это привело к появлению седых волос. Затем я пустил все на самотек. Это добавило проблем с клиентами и подрядчиками.

❕Как обычно, истина оказалась где-то посередине.

🚫Спрогнозировать всё - невозможно.

✍️ Я пришёл к выводу, что превращение хаоса в систему, это не борьба с хаосом и не тотальный контроль, а создание условий, в которых хаос становится чуть более предсказуем. Не на 100%, а на какую-то часть.

▫️Любой проект, это способ очертить границы, в рамках которых события будут более предсказуемы. И зная жизненный цикл проекта, можно попытаться немного управлять хаосом.

📍Я для себя определил вот такие фазы проекта:

- инициация
- планирование
- реализация
- внедрение изменений
- анализ
- закрытие

📌 Зная на какой фазе жизненного цикла находится проект, можно понимать риски, которые могут на нем возникнуть.

❕А управление рисками - это управление хаосом.

〽️Давайте рассмотрим на примере организации корпоратива.

📍Приближается Новый год, и организация корпоратива - это точно проект. Инициация проекта происходит тогда, когда кто-то в компании поднимает голову и говорит «так, ребята, похоже пора готовиться к корпорату», и начинает эту историю продвигать.

Какие риски на этом этапе? Отсутствие поддержки инициативы убьет проект. Поэтому надо получить одобрение сверху.

↪️Следом идет планирование- думаем, что будем делать. Место корпоратива, бюджет, формат. Возникает сбор требований и пожеланий.

Какие здесь риски?
Отсутствие согласия между участниками проекта. Значит надо договориться о принципе принятия решений: большинством или единолично кто-то решает.

↪️Далее реализация: заказываем место, ведущего, программу, меню и так далее.

▪️Какие здесь риски?
Не успеть вовремя. Поэтому здесь важно контролировать сроки, вовремя реагировать на отклонения.

Ну и затем внедрение изменений - это день корпоратива.

▪️Что по рискам?
Кто-то не приехал вовремя, а кто-то немного перебрал. На кого-то упал официант, а кто-то сидит в одиночестве и с пустой тарелкой.

▪️Что делать? Выделить одного ответственного за организацию и дать ему полный картбланш на разруливание мелочей во время праздника. А также договориться с командой о правилах.

▪️Нужен ли анализ после корпоратива? Однозначно, если мы хотим накапливать опыт и использовать его вновь на других проектах.

▪️А что по закрытию?
И там тоже есть риски.
После праздника не прислали фото или не все доехали до дома.

Что в итоге?

▪️На проекте миллион раз что-то могло пойти не так.
Задавая себе вопросы на каждой фазе жизненного цикла, мы смогли предусмотреть большую часть проблем, а на те, которые невозможно предусмотреть, просто заранее выделили дополнительные ресурсы на нейтрализацию последствий.

🤝В итоге праздник удался, все довольны и счастливы!)