Есть одно важное правило в ивенте, и чем раньше продюсер его усвоит, тем меньше нервов и времени будет потрачено впустую:

Если ты не управляешь проектом, то проект управляет тобой.

Знаменитая «проактивность», которой учат каждого ивент-менеджера на заре карьеры, это не только для того, чтобы показать клиенту, какие мы классные, а еще и чтобы быть на шаг впереди всех внутренних процессов.
Потому что реализация - это как большой комбайн. Ты или сидишь в кабине и управляешь им, или пытаешься убежать от косилки.