Аренда авто в командировке: НДФЛ, о котором должен знать руководитель

Вы отправили двоих сотрудников в командировку. Например, проверить удаленные объекты. На месте выяснилось, что передвигаться нужно много, и обычным общественным транспортом не обойтись. Сотрудники договорились с вами, взяли в прокат машину, а по возвращении вы честно возместили им расходы по чекам и договору аренды.

Казалось бы, всё логично: работники тратили деньги в интересах фирмы. Но возникает вопрос: нужно ли с этой суммы компенсации удерживать 13% НДФЛ? Считается ли это доходом сотрудника или это просто возврат его трат?

Общее правило: НДФЛ облагаются все доходы сотрудника - и те, что выданы деньгами, и те, что получены натурой.
Список льгот по налогу закрытый. В НК РФ есть четкий перечень расходов в командировке, с которых не нужно платить налог. В этот список входят:
-билеты (проезд до места и обратно);
-такси до вокзала или аэропорта;
-проживание;
-суточные (в пределах лимитов);
-оплата связи, багажа и виз.
Вердикт по аренде: поскольку аренда автомобиля для поездок по городу в месте командировки в этом официальном списке прямо не указана, Минфин намекает: такая компенсация не освобождается от налога.
Несмотря на то, что ТК РФ обязывает вас возмещать сотруднику расходы, НК РФ считает оплату арендованного авто доходом работника. Если вы просто выплатите им потраченную сумму, налоговая инспекция может доначислить НДФЛ, так как эта выплата не входит в перечень исключений.
 
💡Для любителей почитать первоисточник: письмо Минфина от 10 ноября 2025 г. № 03-04-05/108606

Если вы почитаете первоисточник (само письмо), то вряд ли поймете на какой вопрос Минфин ответил. Но уж что есть.
 
#мспживи
#мспдаётработу