Подотчет и займы: как общество отбилось от доначислений на 3,7 млн рублей

Налоговая инспекция провела камеральную проверку РСВ и НДФЛ за 2022 год и обнаружила активное движение наличных. Директор и сотрудники снимали деньги с корпоративных карт и получали их под отчет. Всего набралось более 14,8 млн рублей.

Позиция ФНС: раз компания не представила авансовые отчеты с чеками на покупку товаров или услуг, значит, эти деньги - не расходы бизнеса, а скрытая зарплата сотрудников. И потому доначислила:
1,9 млн руб. — страховые взносы;
1,6 млн руб. — НДФЛ;
180 тыс. руб. — штрафы.

Удивительно, но организация смогла доказать, что деньги не остались в карманах сотрудников, а их движение было законным и прозрачным:

1) договор займа вместо подотчета: основная сумма (13,8 млн руб.) была выдана директору не просто так, а по официальному договору процентного займа на 6 лет. Директор возвращал деньги в кассу, платил проценты и даже шел с опережением графика,
2) возврат неиспользованного подотчета: другие сотрудники получали деньги на карты, но не тратили их, а возвращали обратно в кассу компании,

А что суд?
Если сотрудник вернул деньги в компанию или взял их в долг под проценты, он не стал богаче. А раз нет личного дохода — нет и налогов (НДФЛ и взносов).
Почему ФНС проиграла в споре, исход которого, казалось бы, был очевидным?
Инспекторы пытались давить на то, что операции были систематическими и подозрительными (деньги снимались и тут же возвращались в кассу, а затем шли на серые зарплаты). Однако инспекция не смогла доказать, что деньги реально были потрачены на личные нужды сотрудников. У компании же все документы (кассовые книги, ордера, ведомости) были в идеальном порядке.

Как не попасть в такую ситуацию?
1. Подотчет - это не зарплата. Если сотрудник взял деньги и не принес чеки, у него есть только два пути:
- либо вернуть деньги в кассу (с оформлением приходного ордера) с последующим внесением денег на расчетный счет организации,
- либо компания должна удержать с этой суммы налоги.
2. Заём - рабочая альтернатива. Если директору или сотруднику нужны крупные суммы на долгий срок, оформляйте это как процентный заём. Это законно и не облагается взносами, если есть реальный график платежей и возвраты.
3. Документы - ваша броня. В этом деле компанию спасло наличие:
- договоров займа и графиков платежей,
- правильно оформленных кассовых книг,
- приходных кассовых ордеров (ПКО) на каждый возврат денег.
4. Налоговая инспекция видит всё. Систематические снятия наличных и их мгновенный возврат в кассу всегда привлекают внимание. Будьте готовы объяснить экономический смысл таких действий.

Итог: суды трех инстанций подтвердили - налоговая инспекция не имеет права объявлять любые выплаты доходом, если компания может документально подтвердить их возврат или заемный характер.

💡Для любителей почитать первоисточник: Дело № А55-9184/2024 (Самарская область, апрель 2025)

#мспживи
#мспсудится