Как завод нашёл 3 млн рублей, которые каждый год сгорали в ручной работе

История одной автоматизации 🏭

Нас позвали на одно из производств в прекрасном городе центральной России. Производство крепкое, работает уже 20 лет. Обрабатывает в неделю 125 заказов. Их исполнение сопровождает около 20 человек в трёх отделах. Мы попросили показать, как живёт заказ от письма клиента до отгрузки.

Процесс складывался все эти двадцать лет и работал. Просто рос вместе с компанией и ни разу не пересобирался целиком.

Письмо падает в личную почту менеджера — в свободной форме, половина на английском, потому что экспорт. Менеджер лезет в 1С и ищет каждую позицию из двадцати руками, через «содержит»: клиент пишет «каустик 46», а в номенклатуре это «Натр едкий технический, марка РД, раствор 46%». Нашёл — вбил построчно.

Потом открывает вторую 1С, для Честного знака, и вбивает тот же заказ заново.

Потом сохраняет в Excel и рассылает по почте. Потом добавляет строку в гугл-таблицу на 28 колонок. Дальше следит за движением заказа по цвету заливки строки.

Час на заказ. Данные вводятся трижды. Пять открытых окон.

Посчитали 💰

Час сотрудника с налогами — 500 рублей. На заведении одной заявки теряется больше получаса, ещё столько же — поиск информации и подготовка документов. Итого час на заказ.

Умножили на объём — вышло около 6 400 часов в год. Почти четыре человека, которые целый год ничего не производят, а перекладывают данные из окна в окно. В деньгах — примерно 3,2 миллиона.

Директор посмотрел на расчёт и сказал:
«Я не думал, что тут сидит столько часов».

Что делали 🛠

Главный спор был про 1С. Люди на местах разделились: одни говорили, что систему пора обновлять, другие — что трогать её категорически нельзя. Пришлось разбираться самим.

Взвесили все «за и против» и решили не трогать учёт. За двадцать лет система была настолько кастомизирована под завод, что переписывать её означало запускать отдельный проект на год. Убрали только ручную прослойку между системами.

Дальше пошли сложности.

⚠️ Две 1С разного возраста. С одной подружились штатным модулем вендора, для второй двусторонний обмен писали с нуля — заказ, счёт, оплаты, реализация. Плюс отдельно фиксировали регламент: кто, что и когда меняет, чтобы системы не начали переписывать друг друга.

⚠️ Номенклатура. Самое муторное. Научить систему понимать, что позиция из письма и позиция в базе — это одно и то же. Нейросеть сама по себе задачу решает плохо, для того чтобы всё работало, потребовался ручной разбор справочников и правила сопоставления. В итоге то, что распознаётся неуверенно, уходит в очередь ручного разбора, а не подставляется наугад.

Что получилось ✅

Регистрация заказа — несколько минут проверки предзаполненной формы вместо часа. Двойной ввод исключён. У каждого заказа есть статус и ответственный вместо цвета строки.

Проект стоил 2,4 миллиона, с поддержкой первый год — 3,3 миллиона. Внедрили за 4 месяца.

Окупаемость — год. Экономия 3,2 миллиона в год, из которых со второго года чистыми остаётся больше двух: расходы остаются только на поддержку.
Причём это только прямая экономия на времени. Сорванные сроки, брак из-за ошибок переноса и потерянные в переписке заявки в расчёт не брали.

И это далеко не всё, что автоматизировали в проекте — просто самое очевидное и легко считаемое. Потенциал там заметно больше.

А вы считали, во сколько вам обходится ручное перекладывание данных?

Напишите нам, и мы посчитаем.
Больше полезного - в телеграм-канале
«Случайный Лес | AI-автоматизация без хайпа»

Реклама. ООО "ЦИА "СЛУЧАЙНЫЙ ЛЕС", ИНН: 6500028238, erid: 2VtzqvBBe2g