РАССЫЛАЕТЕ EXCEL-ФАЙЛЫ 20 РУКОВОДИТЕЛЯМ И СОБИРАЕТЕ ОТВЕТЫ РУКАМИ?

Обратилась ученица. У компании больше 2000 сотрудников. Нужно пересмотреть оклады: каждый руководитель предлагает повышение для своих людей, а общий итог должен уложиться в бюджет.
Задача вроде понятная, но между общей таблицей и согласованными цифрами - двадцать отдельных файлов, письма, ответы и сверки.
Кому какой файл отправить? Кто ещё не прислал? Кто предложил повышение выше допустимого? Есть ли обоснование? И сколько денег потребуется после всех изменений?

Мы собрали этот процесс в Excel. Вот как он устроен.
1. Одна общая таблица (такая таблица была изначально)
В каждой строке - сотрудник, его руководитель, текущий оклад и допустимый диапазон повышения.

2. Каждому — свой файл.
Кнопка «Нарезать» создаёт отдельные файлы: руководитель получает только своих сотрудников.
До меня это приходилось сделать руками. Вместе автоматизировали макросом.

3. Письма из таблицы.
Excel берёт адрес, тему, текст и вложение из списка рассылки. Outlook отправляет каждому его файл.
Таблицу составили с нуля за 10 минут. Данные для этого уже все были.

4. Ответы — в одну папку.
Руководители заполняют проценты повышения и возвращают файлы. Power Query объединяет их в общую таблицу.
Можно ещё доработать и автоматизировать сбор в одну папку на полном автомате, но для первой итерации решили контролировать процесс руками.

5. Проверки — на отдельном листе.
Сразу видно, кто не прислал ответ, где процент вышел за допустимый диапазон, где нет обоснования и сходится ли бюджет.

В этом проекте круг «разослать — собрать — сверить» сократился с 2 недель до одного часа.
Эту же схему можно применить к другим задачам: собрать планы отделов, заявки филиалов или отчёты от коллег.
Главное — заранее договориться об одинаковой структуре файлов. Если каждый переименовывает столбцы по своему вкусу, сборка быстро превращается в новую ручную работу.

Я подготовил Excel-шаблон с кнопками и пошаговую PDF-инструкцию со скриншотами. В шаблоне учебные данные — можно посмотреть, как всё работает, и заменить их своими. Для рассылки понадобятся Excel для Windows и Outlook на том же компьютере.

👇 Нажмите кнопку «Забрать шаблон и инструкцию» под постом.