КАК НАША УЧЕНИЦА СОКРАТИЛА ВРЕМЯ НА СБОР ОТЧЁТОВ С 8 ЧАСОВ ДО 5-40 МИНУТ БЛАГОДАРЯ АВТОМАТИЗАЦИИ

Ирина работает с таблицами от десяти строк до полутора миллионов позиций. В каждой строке шестьдесят обязательных параметров и каждый нужно проверить по десяткам критериев: корректность дат, форматы чисел, соответствие справочникам, правильность расчётов.

До прихода к нам всё это делалось формулами Excel и это был ад.

Каждый источник присылал данные по-своему: где-то лишние пробелы, невидимые символы, точка вместо запятой в числах. Прежде чем протянуть хоть одну формулу, нужно было вручную отформатировать каждый столбец, на больших таблицах только это занимало 6-8 часов. Потом ещё час на анализ результатов. Файл при этом весил столько, что обычный офисный компьютер просто зависал, поэтому таблицу приходилось резать на части.

Ирина пришла с идеей автоматизировать это через макросы, но макрос такой объём тоже не тянет. Тогда она спросила в чате, чем заменить ВПР, который окончательно кладёт файл → посоветовали Power Query. Потом понадобилось универсальное подключение к источнику → открылись новые возможности. И дальше понеслось.

Сейчас файл сам подтягивает первоисточник в неизменном виде, сам переформатирует данные под нужную структуру и сам прогоняет все проверки через скрипты на языке М, которые Ирина освоила в процессе. Причём один скрипт теперь делает то, что раньше занимало три-четыре столбца формул.

Отдельно про то, что изменилось для её команды. Раньше формула выдавала ЛОЖЬ и сотрудник сам должен был догадаться, что это означает. Теперь скрипт пишет конкретно, например, «Договор заключён до начала действия программы». Новый сотрудник сразу понимает, что за ошибка и что делать, даже если сам формулы никогда не писал. Людей теперь можно переключать между продуктами без потери времени на погружение.

Результаты:

6-8 часов ручной подготовки превратились в ожидание от 5 до 40 минут → и сразу к делу. Проверок стало больше, качество выше, человеческий фактор убран там, где он раньше давал сбои.

Ирина написала об этом так: «Я очень горжусь собой. Я не просто это сделала, а сделала так, как до меня не делали».

Повышения должности она не ждала и не просила, для неё результат и есть награда. Но именно такие люди в итоге меняют то, как устроена работа вокруг них.

***

Если тоже хотите понять, как автоматизировать свою отчетность и перестать тратить часы на рутинную работу, регистрируйтесь на вебинар «Пошаговый план, как свести сборку отчёта до одной кнопки “Обновить”». Начинаем 18 мая в 19 мск.

ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬСЯ НА ЭФИР