Как не потеряться в рабочих чатах: 7 советов

Вы тоже чувствуете себя как ежик в тумане, когда пытаетесь что-то отыскать в рабочих чатах? Как можно эффективно организовать работу и какие инструменты могут быть полезны, рассказывает Павел Рубцов, руководитель команды базового модуля и мессенджера платформы VK WorkSpace.

👥 Соблюдайте культуру общения в рабочих чатах

➡️ Создавайте отдельные чаты по регулярным вопросам и проектам. Например, один чат для ежедневных задач, а второй — для крупного проекта.

➡️ Пишите сообщения только по теме группы. Не стоит обсуждать интересный футбольный матч в рабочей переписке.

➡️ Добавляйте в чат только необходимых участников. Не стоит включать в обсуждение сразу всех — избыточный поток информации приводит к тому, что коллеги перестают читать чаты.

➡️ Пишите одно полное сообщение вместо нескольких. Так вы уменьшите количество уведомлений. А инструменты форматирования сделают сообщение более читабельным и структурированным.

⏲ Цените свое время и время коллег

➡️ Сделайте чаты хранилищем артефактов по проектам: документов, ссылок, файлов. Это поможет сэкономить время на поиск нужной информации.

➡️ Используйте упоминания. Так повышается вероятность, что вам ответят. А еще вы не будете отвлекать других коллег.

➡️ Планируйте время отправки сообщений. Не стоит беспокоить коллег ночью внезапно осенившей вас идеей. А чтобы про нее не забыть, можно написать отложенное сообщение.

➡️ Цитируйте сообщение или нужную его часть. Это поможет избежать недоразумений и понять, на какую его часть конкретный ответ.

➡️ Вводите в курс дела. Если вы присоединили коллегу к обсуждению, рекомендуем давать краткий контекст. Так ему не придется изучать все происходящее в чате до этого.

➡️ Используйте каналы для публикации новостей. Пишите туда только важную информацию. Это снизит вероятность «мьюта» канала.

📼 Фокусируйтесь на главном

➡️ Группируйте чаты и каналы по папкам.
➡️ Отправляйте неактуальные чаты и каналы в архив.
➡️ Закрепляйте важные чаты сверху.
➡️ Отключайте ненужные уведомления на время или навсегда.

А какие инструменты (в том числе неочевидные) можно использовать для упрощения коммуникации — расскажем позже.

#коммуникации
@digitize_IT — мнения и управленческий опыт ИТ-лидеров