Как вернуть сотрудникам компании власть над собственным расписанием

В прошлом посте я описала ситуацию в компании, где любой сотрудник может ставить любому другому сотруднику встречи в календарь, и из-за этого сотрудники только и делают, что ходят друг к другу на встречи.

Итак, какие у нас были варианты:

1️⃣ Запретить открытые календари, чтобы сотрудники не видели свободные слоты друг друга и должны были спрашивать у коллег согласие и доступное время встреч.

Такая модель используется в офисе Basecamp. Они давно поняли, что когда их разработчики ходят на встречи, они не делают свою основную работу — то, ради чего их наняли. А потому признали священным право каждого человека не ходить на встречи. А если кто-то хочет позвать коллегу, то должен «продать» ему идею встречи.

Такой вариант сработает, если на уровне всей компании сосредоточенная работа будет признаваться гораздо большей ценностью, чем совещания.

Если же открытые календари будут запрещены, а сотрудники все равно будут нуждаться во встречах, то такой запрет просто заставит людей тратить гораздо больше времени на уговоры обсуждение деталей встреч.


2️⃣ Календари оставить открытыми, но запретить ставить встречи в чужие календари.

Такой вариант поможет людям легче координировать встречи, в которых задействовано сразу несколько человек. Но если встреч останется так же много, то сотрудникам придется работать у себя секретарями, договариваясь о встречах с коллегами.


3️⃣ Ввести запрет на любые встречи, чтобы все вопросы решались в переписках.

Некоторые компании прекрасно живут без встреч и совещаний. Но единицы из-за этого не скатываются в бесконечный обмен сообщениями.


4️⃣ Ввести ограничение на количество встреч в день.

Лимит на встречи может израсходоваться неважными встречами, на важные просто не будет хватать времени. Из-за этого люди могут начать букировать время в чужих календарях «на всякий случай» — чтобы если появится необходимость что-то обсудить, время в календаре уже было занято.


5️⃣ Разрешить назначать встречи только на определенное время в течение недели (то есть сделать общие «приемные» часы).

Этот вариант набрал больше всего голосов. Он предлагает разделить время всех сотрудников на время для работы и время для встреч и сделать время для работы неприкосновенным. Причем можно делать у всей команды одновременные приемные часы или позволить каждому делать свой индивидуальный график.

===================================

В общем, эффективно сократить количество встреч можно двумя способами:

1. Принять на уровне всей компании (прям по-настоящему принять), что главная ценность производится во время сосредоточенной работы, а не встреч. Поэтому и приоритет должен отдаваться этому типу деятельности. Очень убедительно про идею «глубокой работе» пишет Кэл Ньюпорт.

2. Починить менеджмент. Если проанализировать, какие встречи отнимают больше всего времени, то станет понятно, что чинить. Например, если сотрудники должны постоянно встречаться с руководителем, чтобы получить добро на свои решения, то проблема в недостаточных полномочиях сотрудников. Если решения принимаются только на больших встречах, то, скорее всего, проблема в нечетком распределении ответственности. Если на встречах одни сотрудники объясняют что-то другим, значит, не достаточно хорошо созданы (или вообще не созданы) внутренние базы знаний — иначе сотрудники могли бы брать информацию там, а не занимать время коллег.