Как проводить встречи эффективно

Существуют общепринятые практики организации встреч, но в больших командах даже очевидные правила теряются. Один из лидов недавно задокументировал процесс в виде чеклиста. Этот чеклист выравнивает подходы всей команды и повышает эффективность встреч. Публикую сокращенную версию.

Подготовка
– Избегай звонков без необходимости – большинство вопросов решаются в чате
– Не дергай “на минутку” – если прод не упал, значит не срочно
– Анонсируй: кто, когда, зачем. Иногда достаточно треда в чате
– Проверяй доступность участников через календарь
– Ограничивай время – 30 минут обычно хватает, 1 час — максимум
– Готовь повестку заранее: тема, пункты обсуждения, цель встречи, уважай чужое время
– Рассылай материалы и документы до встречи
– Предупреждай об отмене или задержке как можно раньше
– Опаздываешь? Не опаздывай 🙂

Старт встречи
– Начинай вовремя – без «ждём ещё кого-то»
– Проверь комнату ожидания и список участников
– Напомни повестку – это фокусирует команду

Фасилитация
– Держись повестки и возвращай к цели встречи
– Дай слово молчунам, притормози болтунов.
– Подводи итоги каждые 10–15 минут: «Итак, договорились, что…»
– Следи за чатом и поднятыми руками
– Делись экраном, глаза – тоже канал восприятия
– Включай камеру по возможности
– Не перебивай – сначала дослушай, потом задавай вопросы.
– Паркуй спорные темы после трёх заходов
– Уважай выделенный слот – если нужно больше времени, спроси
– Веди пост-мит в реальном времени

После встречи
– Напиши постмит, опубликуй до конца дня, тегнув участников

#devfm