На работе бывают дни когда срочные ad-hoc задачи отнимают большую часть времени и на плановую работу остается меньше ресурсов. Скорее всего вы тоже сталкиваетесь с таким.
Увы, но однозначного подхода нет что с этим можно сделать и как оптимизировать свой рабочий процесс. Если понимаете, что вы просто закапываетесь в таких внезапных и внеочередных задачах, можно попробовать следующие методы:

1. начать работать только с таск-трекером. т.е. просить каждый такой запрос оформлять в виде задачи на вас. это поможет структурировать работу, но в итоге от запроса до решения будет проходить больше времени, т.к. запросы придется выстраивать в порядке приоритета и решать и по порядку, тем. самым запросы становятся на ряду с запланированными задачами (что как мне кажется самое верное и продуктивное решение)

2. сохранять себе шаблоны ad-hoc запросов и их решений, чтобы в дальнейшем тратить на них меньше времени или вообще автоматизировать решение. например, если вас часто просят выгрузить какие-то данные по одному и тому же фильтру: напишите скрипт, который будет достаточно запустить одной кнопкой, либо вообще поставить его на автоматическую выгрузку с определенным расписанием.

3. игнорировать те обсуждения, в которых вы знаете, что все решится без вас. либо стараться делегировать запрос на других коллег, если есть такая возможность. да, тоже вариант бывает рабочим

я все таки склоняюсь больше к 1-му варианту, когда любая задача, которая требует внимания и погружения в тему, должна оформляться как отдельная задачка и ставится в бэклог работы. а сам бэклог уже сортировать по приоритету этих задач.