История из рабочих будней в ПТО.
У нас в компании на каждый крупный объект ведётся по базе документов в CS. Сейчас таких объектов три.
База документов у нас — это общий «котёл», куда скидывается всё: паспорта, сертификаты, декларации, на трубы, на кабели, на оборудование, на материалы, на изоляцию и т.д.
За 2 года в этих базах накопилось около 42 тысяч документов о качестве. И ими одновременно пользуется всё ПТО компании.
Для меня это до сих пор одно из лучших решений по цене/качеству. В 2022 году я о такой базе только мечтал 🌷
Но есть нюанс.
Из-за простого подхода к наполнению БД она очень быстро выросла. Мы никого особо не заставляли раскладывать документы по проектам, системам и категориям. Исключение — только инертные материалы.
В итоге всё удобно хранится в одном месте, но ручной поиск среди десятков тысяч документов превращается в отдельный вид спорта.
Поэтому, если вы только начинаете вести БД в Construction Sheets, советую сразу написать небольшой регламент: как называть папки, категории и документы, которые прикрепляются в базу.
Нам, честно говоря, уже немного поздновато 😁
Поэтому я решил подключить наши базы документов к проекту ChatGPT и написал инструкцию, которую можно вставить в проект:
Ищем документы о качестве только в базе документов на листе «БД».
Основной сценарий:
1. Сначала ищем совпадения только по данным листа «БД», без открытия документов по ссылкам.
2. Нормализуем запрос: убираем лишние пробелы, регистр, кавычки, переносы, сокращения; отдельно учитываем наименование, марку, ГОСТ/ТУ, изготовителя, тип документа.
3. В первую очередь ищем точные совпадения по марке, ГОСТ/ТУ, изготовителю и типу документа.
4. Если точного совпадения нет — ищем частичные совпадения по ключевым словам.
5. Документы по гиперссылке открываем только если:
- по строке БД непонятно, подходит документ или нет;
- есть несколько похожих вариантов и нужно выбрать лучший;
- нужно проверить срок действия;
- пользователь прямо просит проверить содержимое;
- нужно сверить изготовителя, марку, ГОСТ/ТУ или область применения.
6. Если документ явно не подходит по названию, марке, ГОСТ/ТУ или изготовителю — ссылку не открываем.
7. Если найден уверенный вариант, не продолжаем глубокий поиск без запроса пользователя.
8. Внешний интернет используем только если пользователь прямо просит: «найди в интернете», «из других источников», «найди сертификат/декларацию, если нет в БД».
9. Если в БД ничего подходящего нет — кратко пишем, что в БД не найдено, и предлагаем искать во внешних источниках.
Ответ всегда оформлять таблицей со столбцами:
| Искомый материал | Название документа | Номер строки | Статус | Примечание |
|---|---|---:|---|---|
Правила заполнения таблицы:
1. «Искомый материал» — материал или изделие из запроса пользователя.
2. «Название документа» — название найденного документа из БД. Если в БД есть ссылка, название документа делать гиперссылкой.
3. «Номер строки» — номер строки на листе «БД», где найден документ.
4. «Статус» — один из вариантов:
- «Подходит» — если совпадение уверенное;
- «Частично» — если есть частичное совпадение, но есть сомнения;
- «Не нашлось» — если подходящего документа в БД не найдено;
- «Не подходит» — если найден похожий документ, но есть явное несоответствие.
5. «Примечание» — кратко указать, почему документ подходит, почему подходит только частично, либо почему не подходит.
Не анализировать полный документ, если достаточно данных из строки БД.
Не открывать больше 3 документов за один запрос без явной необходимости.
Если найден уверенный вариант, не продолжать глубокий поиск.
Схему в целом отладил, итог вы видите на прикрепленной картинке. Да, выводы у него неправильные, но нужные документы нашел. Так, что наверно продолжим так вести😆😆
А как в вашей компании обстоит ситуация с документами о качестве?
Пользуетесь бесплатной БД в Construction Sheets?
Напиши в комментариях, поделитесь своим опытом🔥
👉 Комментарии