«Снижение» себестоимости ИД

Кто не хочет кормить свою армию ПТОшников — вынужден кормить чужую.

Недавние обстоятельства вынуждают написать этот пост. Да, я работаю в штате. Да, каждый подрядчик на стройке *****, но в компаниях тоже работают люди.

Аутсорсинговые компании обычно позиционируют себя как серьёзное подспорье в решении проблем штатного ПТО. Я хочу прояснить своё видение этого вопроса именно в части исполнительной документации.

В теории основные источники трудозатрат при ведении ИД (от более затратного к менее затратному) такие:

1. Графическое отображение план/факта — выезд на объект, обмеры, уточнение расстояний, точного количества, перепись заводских номеров оборудования.
2. Анализ документов о качестве / протоколов — в бумаге и/или в электронке.
3. Формирование комплекта актов, ведомостей, реестров.
4. Анализ дат выполнения работ — по бумажному/электронному ОЖР либо по фактическому ГПР.

Но правильный алгоритм работы ПТО — обратный: от лёгкого к сложному:

1. Подбор дат выполнения работ (в том числе — для подписантов).
2. Формирование комплекта ИД по необходимым формам.
3. Анализ наличия документов о качестве по спецификации
4. Формирование графической части ИД.
5. Выход на объект: размеры, расстояния, пересчитать количество, перепись заводских номеров, выявить все непроектные замены материалов.
6. Корректировка ИД по факту выполненных работ.

Такой порядок обеспечивает корректное “вхождение” в процесс, нормальную проверяемость работы и так называемую "динамику" для заказчика.

А теперь — звоночки, что перед вами не добросовестный аутсорс, который возьмёт на себя обязательства, а скорее тот, кто проест бабки вашей компании, потратит ваше время и нервы, а потом ещё и работу за них доделывать:

1) Усложнение проверяемости собственной работы.
Если вместо прозрачной картины по ИД вы получаете “мы ведём у себя”, “мы пришлём, когда будет готово”, “у нас своя система” — это фарс. Сегодня есть облачные способы вести исполнительную так, чтобы было видно: что сделано, что блокирует, где нужна помощь заказчика/подрядчика, и на каком шаге застряли. Хорошая работа легко проверяема.

2) Берутся за “тяжёлое” первым.
Когда аутсорс начинает с графики, выездов, обмеров и “перерисуем всё красиво”, но при этом не закрыты даты, формы, комплектность и качество — это значит, что будет долгая официальная переписка, а не выполнение работ. Перед заказчиком важно показывать "динамику", чтобы он не наседал. Но правильная “динамика” — сначала закрыть лёгкое, чтобы стало ясно, что именно нужно уточнять на объекте, и уже потом тратить самые дорогие часы — на выезды.

3) Требуют выдавать документы о качестве “на каждый раздел отдельно”.
Неприятная тема, но часто это признак, что исполнитель пытается сделать грязную работу чужими руками. В итоге вы превращаетесь в личного архивариуса/“нетранера” аутсорса: вручную собираете им входные данные, пока они сидят во всём чистом с моральным превосходством “надо было всё вести”. А ты тогда зачем?
Буквально кейс: у нас база документов на 30k паспортов, а они “ничего найти не могут”. Эх, мне бы на их месте, да в свои годы, когда у меня никакой базы не было…

4) Нет ответственности за результат, есть ответственность “за процесс”.
Формулировки “мы всё подготовили, там только документов о качестве не хватает”, "Техзак не выдает замечания письменно" — идешь и отрабатываешь на всё остальное: оформление, объемы, комплектацию — замечания письменно. ИД должно быть идеально отработано в тех вопросах, которые могут быть решены аутсорсом.

Да, аутсорс может быть полезен, но только если вы не ищете Единорога, а заранее задаёте формат работы на каждом этапе — порядок работ, формат контроля, критерий готовности и точки приёмки. Иначе “снижение себестоимости ИД” превращается в двойную оплату: сначала подрядчику, потом — своим, чтобы довести до сдачи.

И ещё один момент, который важно помнить: аутсорсинговое ПТО заинтересовано в выполнении договорных обязательств до тех пор пока не найдет причины подтверждающие невозможность выполнить договорные обязательства. Поверьте, такие компании подкованы в этом вопросе.