ЭПД — не только задача бухгалтера или ИТ-службы. Ошибки чаще возникают на стыке участников перевозки, поэтому заранее договоритесь, кто оформляет документы, кто подписывает и кто проверяет результат.
Что проверить каждому участнику:
• Грузоотправителю — готовность подрядчиков к ЭПД, доступ к системе, действующие подписи и ответственного за контроль на погрузке.
• Перевозчику — доступ подписантов к документам, работоспособность электронной подписи и готовность водителя. До первого рейса — провести тестовое подписание.
• Экспедитору — соответствие комплекта документов фактической схеме перевозки, включая привлеченных перевозчиков и субэкспедиторов. При замене машины или подрядчика — оперативно актуализировать документы.
• Складу — наличие необходимых подписей перед выпуском машины и понятный порядок действий при сбое.
Перед выездом проверьте: фактический перевозчик указан верно, документы оформлены на нужный рейс, необходимые титулы подписаны, статус подтвержден в системе.
Главный принцип: контролировать документы в момент погрузки и перевозки, а не исправлять ошибки после рейса.
Подписывайтесь в МАХ