Принят национальный стандарт по цифровому документообороту

⚡️ ГОСТ Р 59999-2025
Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели.

Настоящий стандарт направлен на последовательный переход от автоматизированной обработки
документов к цифровым технологиям их создания, использования и хранения.

Одной из основных проблем перехода к цифровым технологиям является отсутствие единой терминологической базы, объединяющей смежные сферы деятельности в рамках процесса управления документами.

Сложилось двоякое толкование термина «электронный документ».

Под электронным документом может пониматься и документированная информация, представленная в электронной форме, включая незаверенные электронные копии документов (скан-копии), и документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью.

Объединение двух исключающих друг друга понятий в один термин ведет к непониманию и серьезным ошибкам при работе с электронными документами.

В связи с этим требуется устранить равенство между электронной копией и подлинником электронного документа.

В настоящем стандарте документы классифицированы по признаку носителя подлинника: цифровой документ выделен в отдельную категорию электронного документа, и к нему предъявляются те же требования законодательных и нормативных правовых актов, что и к подлинным электронным документам.

Настоящий стандарт устанавливает принципы ведения цифрового документооборота, при котором помимо сканированных копий документов, изначально созданных на бумажных носителях, и их автоматизированной обработки появляется цифровой документ как объект информационной системы.

Настоящий стандарт содержит методику цифровой трансформации документооборота и устанавливает требования к методическому проекту, направленному на формирование целевой модели цифрового документооборота с последующей ее реализацией на базе выбранного программного обеспечения.

В состав стандарта вошли:
- Основы цифровизации документооборота;
- Требования к цифровому документу;
- Архитектура целевой модели цифрового документооборота;
- Методика цифровой трансформации документооборота;
- Формы сценариев сбора переменных информационных компонент;
- Форма реестра видов документов функционального направления
деятельности с набором постоянных и переменных информационных компонент;
- Форма описания модели документного процесса, применяемой
в организации (стадия диагностики);
- Форма рекомендаций по рационализации документооборота с перечнем предлагаемых изменений, их обоснованием, мероприятиями для их реализации и влиянием на другие проекты;
- Форма описания целевой модели (стадия проектирования);
- Форма технологической карты документного процесса (стадия регламентации).

Вступает в действие с 01.12.2025 г.