Ответы на кейс предыдущего поста.

Сначала отвечу на вопрос №2: "Почему так стоит делать?"
На мой взгляд, причина возникшей ситуации в том, что Ваш сотрудник поставил задачу с высокой степенью неопределенности, чем позволил ее исполнителю самому додумать неозвученные аспекты задачи и не попасть в свои ожидания по результату.
И да, сотрудники тоже ставят задачи руководителям :)

Вопрос №1:"Что и кому можно (и нужно) делать по другому, чтобы ситуация с отсутствием реакции на запрос в действиях не повторялась?"

Кому? Вашему сотруднику, т.к. он первоисточник ситуации, создавший неопределенность.

Что именно делать по другому? Лучший способ убрать неопределенность - это использовать SMART:

Наиболее вероятная причина проблемной ситуации в том, что Ваш сотрудник не озвучил требуемый срок завершения задачи.

Явно не хватает "релевантности" конкретной ситуации. Пете Иванову стоило рассказать, зачем для него Пети Иванова нужно это согласование. Обоснованием может быть ссылка на процесс, проект или еще что-то, благодаря чему он примет решение, что ему все это нужно.

В формулировке недостаточно описана "измеримость", т.е. нет четкой картины, как должен выглядеть результат. Да, возможно это паранойя, но "прошу помочь в согласовании" это хуже, чем "прошу согласовать".

Дальше в формуле идет "конкретика" (что именно нужно сделать?). Если это типовая процессная задача, то описание, как согласовывать заявку, стоит опустить. Но, если перед согласованием нужно что-то проверить или предпринять, то это стоит указать.

И наконец "Достижимость". Неявная, но вторая из наиболее вероятных причин. Даже если бы срок был указан, то все равно ситуация могла бы возникнуть. Ваш сотрудник не проверил, а есть ли возможность у Пети Иванова в требуемый срок выполнить задачу. Доступен ли ему инструмент для согласования сейчас (мог же он прочитать почту на телефоне, а не на рабочем ПК)? Есть ли у него доступ в нужный срок выполнить проверку данных для принятия решения и согласования? А также другие аналогичные вопросы, проверяющие возможность выполнения.
Что с этим делать? Запрашивать обратную связь при принятии задачи. Если задача срочная, то можно было позвонить и спросить, если не особо, то дописать в письме, что если будут вопросы, готов помогать и т.д.

Вопрос №3. "Что Вы сделали неверно в беседе со своим сотрудником?"
Обращение Вашего сотрудника к Вам - это тоже задача и она снова была с неопределенностью. Не было на релевантности, ни сроков, ни конкретики (что именно сотрудник хочет. чтобы Вы сделали), а вот измеримость хоть и была, но опять же лучше точнее указать, как выглядит требуемый результат.
Вы сами для себя додумали не озвученные аспекты (не факт, что верно) и бросились помогать.
Важная мысль: задачи стоит уметь не только ставить по SMART, но и принимать по SMART...

При всем сказанном нет необходимости использовать всю формулу SMART каждый раз, если задача типовая, то блоки можно пропускать, но периодически даже при неизменной среде стоит их проговаривать, чтобы актуализировать, не говоря уже о ситуациях, когда среда меняется. Мысль: "Он и так все понимает" - основной предвестник беды :)

Дополнительное задание.
В кейсе указаны индикаторы, что есть еще одна проблема. Что это за индикаторы? Что может являться причиной проблемы? И что с этим делать?
Ответы также можно написать в комментариях.

PS Все написано из личного опыта, и это только сейчас, задним умом, я такой умный, а в жизни...
PSS Наиболее эффективное описание SMART пока для меня это https://vzima.ru/archives/4114