Письмо без конкретного вопроса редко приводит к ответам. Обсудим?

Вы отправили письмо клиенту, коллеге, партнеру, подрядчику и ждёте. День, два. Тишина. Мысленно записываете адресата в игнорщики и хамы. А проблема совсе не в нём. Проблема в том, что отвечать человеку в вашем письме просто не на что.

Вот типичное такое письмо:
«Добрый день! Мы обсуждали на прошлой неделе возможность сотрудничества по поставкам. Хотелось бы двигаться дальше. Наша компания давно на рынке, у нас хорошие условия. Ждём вашей реакции»

Прочитайте ещё раз. Что конкретно должен сделать получатель? Позвонить? Прислать договор? Назвать цену? Согласовать дату? Непонятно. «Ждём реакции» – это не задача и не переброс мяча через сетку. Это эмоция, переложенная на чужие плечи. Человек открывает письмо, не находит необходимости понятного немедленного действия, откладывает «на потом». И это потом не наступает никогда.

Письмо работает тогда, когда получатель, дочитав последнюю строку, точно знает, что от него хотят и к какому сроку. Всё остальное сотрясание воздуха.

Давайте перепишем и сравним:
«Добрый день, Игорь! На встрече 3 сентября мы договорились обсудить поставки. Чтобы подготовить коммерческое предложение, мне от вас нужны две цифры: планируемый объём в месяц и желаемый срок первой отгрузки. Сможете прислать до пятницы? Если удобнее созвониться, предложите время, я подстроюсь»

Здесь получателю не нужно думать. Вопрос назван, срок назван, альтернатива названа. Ответить на такое письмо занимает тридцать секунд, а значит, оно не осядет в папке «разберусь позже(никогда)».

Три ошибки, которые превращают письмо в тупик:
Первая: вопрос спрятан в середине абзаца. Даже если он есть, его не видно. Человек читает по диагонали и проскакивает. Выносите вопрос отдельной строкой, ближе к концу.

Вторая ошибка: вопросов слишком много. «Уточните цену, сроки, состав, гарантии, а ещё пришлите реквизиты и скажите, кто у вас за это отвечает.» Получатель видит объём работы и закрывает письмо. Один вопрос – один быстрый ответ. Если нужно много, пронумеруйте, так проще отвечать по пунктам.

Третья ошибка: вместо вопроса общая фраза: «жду обратной связи», «прошу отреагировать», «хотелось бы понимать ваши планы». Это не вопросы. Это перекладывание работы на собеседника: додумай сам, чего я от тебя хочу, и сам себе поставь задачу. Никто этого делать не будет.

Проверка перед отправкой. Перед тем как нажать «отправить», перечитайте своё письмо и ответьте за получателя: что мне сейчас сделать? Если ответа нет или он звучит как «ну, как-то отреагировать», вопрос не сформулирован. Возвращайтесь и дописывайте конкретное действие с конкретным сроком.

Молчание в ответ – это чаще всего не грубость, а следствие: вы отправили письмо, на которое невозможно ответить, не проделав за автора его работу.