Разбор кейса внедрения ПО: переход компании кик- и велошеринга на платформу ELMA365

Рассказываем, как в Whoosh за полтора месяца создали единое пространство для ведения ЭДО.

❓История вопроса

Whoosh — российский сервис кикшеринга и велошеринга. Это больше 240 000 устройств, более 70 локаций присутствия и около 30,5 млн пользователей.

Компания пришла к автоматизации бизнес-процессов, чтобы повысить эффективность управления документами и сократить время на обработку задач.

Ключевыми особенностями проекта стали: географически разветвленная инфраструктура Whoosh и жесткие сроки реализации. Дополнительным требованием была интеграция с внешними сервисами: Контур.Фокус, Контур.Диадок, DaData, Jira.

🔎 Выбор решения

Основные требования проекта сводились к следующему:

🔹Создание единого ЭДО для всех подразделений
🔹Формирование общего информационно-коммуникационного пространства
🔹Исключение утери документов и снижение числа ошибок
🔹Создание единого долговременного электронного архива
🔹Сокращение времени поиска и обработки документов
🔹Обеспечение целостности и конфиденциальности данных через разграничение доступа
🔹Интеграция со смежными системами и сервисами
🔹Перенос процессов ЭДО из Jira
🔹Усиление контроля исполнительской дисциплины.

Оптимальным решением для выполнения этих задач стала платформа ELMA365, решение участника АРПП.

💻 Реализация

1️⃣ Адаптация стандартных приложений ELMA365
Доработаны раздел «Управление договорами», приложения «Физические лица» и «Контрагенты».

2️⃣Разработка дополнительных приложений
Созданы «Матрицы лимитов» и «Типы документов».

3️⃣Интеграция со сторонними сервисами
Реализованы интеграции с Контур.Фокус, Контур.Диадок, DaData и Jira.

4️⃣Внешний портал для контрагентов
Создан портал для обмена документами и согласования условий без раскрытия внутренней информации.

5️⃣Единый лист согласования
Разработана печатная форма, автоматически собирающая резолюции всех согласующих и формирующая единый лист согласования.

6️⃣Непрерывный контроль контрагентов
Настроена автоматическая проверка контрагентов в Контур.Фокус при создании и обновлении данных.

📋 Результат

Главными результатами проекта для Whoosh стали:

🔘 Единое пространство для ведения ЭДО во всех подразделениях за 1,5 месяца
🔘 Электронный архив документов с минимизацией риска их потери
🔘 Сокращение ошибок при обработке больших потоков документов
🔘 Отдельный портал для взаимодействия с подрядчиками по согласованию договоров
🔘 Усиление контроля за работой сотрудников в процессах документооборота
🔘 Автоматическое определение приоритетов при подготовке и согласовании договоров.

Подробнее на нашем сайте

🖥 АРПП «Отечественный софт» | Подписаться