Как правильно?

Забудьте это слово. И слово неправильно тоже.

Очень часто возникает вопрос, а как правильно сделать что-то?
Мы скрываем под словом правильно настоящие цели и функции, которые должны быть выполнены схемой или описанием.

К примеру, как правильно нарисовать BPMN схему?

Да хз если честно. Критерии правильности ведь неопределены.

Начинаем душнить.

Кто будет потребитель этой схемы?
Для чего она нужна?
Будет ли она в дальнейшем кем-то использоваться?
Есть ли у вас в компании соглашение о моделировании?
У вас вообще кто-то знает bpmn?
Почему вы вообще решили именно bpmn схему сделать? (см. вопрос для чего она нужна?)

Получив ответы на эти вопросы (хотя бы от самого себя), вы начинаете понимать, что bpmn это просто набор символов (или xml разметочки).

А на самом деле вам надо показать бизнесу как пользователь дойдет от точки А в точку B в вашей системе. Может просто макетики и стрелочки? А еще логику показать принятия решения да.. ну тогда bpmn на согласовательном уровне и только хороший сценарий.

Если вы не знаете ответов, приходите с вопросами "а как вот решить такую задачку/какие действия надо совершить для этого" в gpt, в интернет (в поисках опыта других людей) или (ну вдруг) ко мне в личку. Может я чего такое делал.

Мораль басни очень простая. Не бывает правильно или неправильно.
Бывает понятно потребителю, решает возложенные функции и задачи, понятно вам и тем, кто будет с этим дальше работать. А там уж хоть карандашом по бумаге.

P.S.
Тут напрашивается еще момент. А нафига тогда эти нотации все?
Ответ тоже банален, чтобы специалисты говорили на одном языке и не переучивались "что означает ромбик, а что стрелочка конкретно у вас". Есть и другие цели, но об этом отдельно.