Когда вам говорят «Надо делать систему» в ответ на факап на проекте — это означает, что исполнитель ее точно не сделает. Те, кто сделают говорят другие фразы:
1. — я сделал чек-лист на будущее, посмотришь?
2. — вижу, что сбой дала такая-то инструкция, собираюсь ее переделать, ок?

Почему так?
1. Когда используют речевую конструкцию «Надо ...», то уже сняли с себя ответственности, а могли сказать «Сделаем ...»
2. «Делать систему» — максимально сложная для мозга задача, если вы эти системы не делаете ежедневно.